Alléger son agenda mais comment ? Lorsque j’accompagne des managers et des dirigeants, la complexité de leur agenda est à tomber. Les réunions s’empilent, laissant peu de place aux temps de réflexion et de gestion des dossiers. Le travail sur les réunions est alors essentiel.
Quelques chiffres éloquents
J’ai compilé des chiffres issus de différentes études* sur les réunions et ils sont éloquents :
– 86% des salariés se disent confrontés à des réunions inutiles. 51% assistent parfois à des réunions sans savoir précisément pourquoi ils sont là.
– Ils participent en moyenne à 10 réunions par semaine ; et cela peut aller du simple au double selon les entreprises. Et, une seule réunion sur quatre déboucherait sur une décision.
– Le temps moyen d’une réunion varie de 50 minutes à 1h30 et la majeure des participants décrochent bien avant (dès 30 minutes). Sur l’année, les salariés passent en moyenne 27 jours par an en réunion.
– Du coup, en distanciel et caméra éteinte, les salariés font d’autres choses pendant les réunions. De la gestion de mails ou des sms à la réalisation de tâches comme le ménage ou la cuisine !
Améliorer la qualité des réunions
Donc, pour alléger votre agenda, l’amélioration de la qualité des réunions est une piste (73% des salariés souhaitent que leurs réunions soient mieux organisées), aves plusieurs idées :
– Faire des réunions plus courtes. La réunion idéale durerait entre 30 minutes et une heure, et pour 30% des cadres, 15 à 30 minutes seraient suffisantes.
– Eviter des réunions avec beaucoup de monde. Les participants sont plus réservés qu’ouverts et les débats sont plus difficiles à animer. Enfin, il n’y a pas assez de temps pour que chacun puisse contribuer.
– Et travailler vos interventions. La préparation en amont est nécessaire pour être efficace, clair, concis et facile à comprendre.
Prioriser et renoncer à certaines réunions
Enfin, pour alléger votre agenda, abandonnez certaines réunions ! Et c’est certainement le plus difficile avec les personnes que j’accompagne. Faire des choix, prioriser et renoncer à être partout. Ce qui suppose de :
– Connaître le sujet de la réunion pour savoir si votre présence est nécessaire.
– Identifier votre contribution et votre valeur et renoncez si elles sont plus élevées sur un autre dossier.
– Oser dire à l’organisateur de la réunion que votre présence est peu souhaitable.
– Cesser de vous sentir gêné ou coupable de refuser une réunion et apprendre à le dire avec sérénité.
– Se réapproprier le téléphone pour régler un sujet plutôt que créer/accepter une réunion. C’est souvent plus rapide et efficace.
– Se bloquer du temps avec soi-même. Afin d’éviter que les blancs sur votre agenda soient pris par des réunions, bloquez-vous du temps pour vos dossiers et autres sujets à traiter.
Dans les idées pour simplifier votre complexité quotidienne, la chasse aux réunions inutiles et le choix d’être présent à certaines réunions est plus que nécessaire.
* Etudes Opinionway, Doodle, Ifop, Yougov, Barco et Circle Research
Photo de Estée Janssens sur Unsplash
